·Présentation
Cet outil permet de créer et gérer vos fiches de formation au format XML LHEO 2.4, compatible avec la plateforme EDOF (espace organisme de formation de Mon Compte Formation). Il fonctionne entièrement dans votre navigateur, sans connexion à un serveur — vos données restent sur votre poste.
1Créer une fiche
Cliquez sur + Nouvelle fiche en haut de la colonne de gauche. Une fiche vide s'ouvre, avec un formulaire divisé en plusieurs blocs dépliables : Identification, Certification et codes, Actions de formation.
Chaque fiche que vous créez apparaît dans la liste à gauche, avec son intitulé et le nombre d'actions qu'elle contient.
2Types d'offre
Le premier champ à renseigner est le Type d'offre. C'est lui qui détermine automatiquement plusieurs réglages (dispositif CPF, objectif général, champs obligatoires) :
| Type | Dispositif | Particularité |
|---|---|---|
| Certification | Code RNCP ou RS | Nécessite un code de certification France Compétences |
| VAE | CPF200 (fixe) | Une seule fiche par domaine (Formacode) — voir la section dédiée plus bas |
| Bilan de compétences | CPF202 (fixe) | Formacode/NSF figés automatiquement (22252 / 315) |
| Permis de conduire | CPF20x selon catégorie | 13 catégories disponibles (A1 à DE) ; le numéro d'agrément préfectoral doit figurer dans l'objectif pédagogique |
Changer le type d'offre en cours de saisie réajuste ces réglages automatiquement — vérifiez toujours les champs après un changement de type.
3Identification
Les champs de cette section décrivent la formation dans son ensemble (pas encore une session ou un lieu précis) :
- Intitulé — le titre affiché aux candidats sur Mon Compte Formation (255 caractères max)
- N° interne OF — votre propre référence, libre, doit rester unique dans votre catalogue
- SIRET organisme — pré-rempli automatiquement si vous l'avez renseigné dans Personnaliser le PDF. Dès que les 14 chiffres saisis forment un SIRET valide, l'éditeur recherche automatiquement l'entreprise (aucun bouton à cliquer) : la raison sociale et l'adresse se complètent toutes seules si elles sont encore vides, et un encart apparaît sous le champ indiquant le nom de l'établissement, son NDA (numéro de déclaration d'activité), et s'il est ✓ Qualiopi ou non. Un SIRET invalide (mauvaise longueur ou clé de contrôle incorrecte) affiche un message d'erreur à la place.
- Type de parcours — Collectif / Individualisé / Modulaire / Mixte (référentiel officiel EDOF, indépendant de la modalité présentiel/distance)
- Objectif pédagogique, Contenu, Résultats attendus — les trois textes descriptifs affichés aux candidats (3000 caractères max chacun)
3bisCertification et codes
Pour une formation Certification, vous saisissez un code RNCP (ex : RNCP41426 ou juste 41426) ou RS (ex : RS5267). Une fois le code saisi et la fiche enregistrée, deux boutons permettent de récupérer automatiquement les informations officielles depuis France Compétences :
| Bouton | Ce qu'il importe |
|---|---|
| ⬇ Import RNCP | Intitulé (si le champ est encore vide), niveau de sortie, jusqu'à 5 codes FORMACODE, jusqu'à 3 codes NSF, jusqu'à 5 codes ROME, et la liste complète des blocs de compétences de la certification |
| ⬇ Import RS | Mêmes champs qu'Import RNCP (intitulé, niveau, FORMACODE, NSF, ROME), à l'exception des blocs de compétences — non applicables aux certifications du Répertoire Spécifique |
Ces deux boutons interrogent France Compétences en direct (voir Services en ligne utilisés) — une connexion internet est nécessaire.
4Actions et sessions
Une action correspond à une modalité de mise en œuvre concrète de la formation (par exemple : à distance temps plein, ou en présentiel). Une même formation peut avoir plusieurs actions — utile si vous proposez la même certification sous plusieurs formats.
Chaque action contient à son tour une ou plusieurs sessions (dates, état de recrutement, contact d'inscription).
Champs clés d'une action
- Modalité d'enseignement — Présentiel / Mixte / À distance (référentiel officiel, 3 valeurs uniquement)
- Conditions spécifiques et prérequis — champ libre facultatif, mais si vous répondez "Oui", le détail devient obligatoire
- Frais pédagogiques — taux de TVA, montant HT et TTC. Les deux montants se calculent automatiquement l'un depuis l'autre selon le taux de TVA choisi : modifiez le HT, le TTC suit ; modifiez le TTC (via l'icône ↔), le HT est recalculé. Le prix horaire HT se déduit lui aussi du montant HT et de la durée en centre.
- Modalités d'admission et Rythme de formation — cases à cocher, plusieurs choix possibles
- Coordonnées de contact et Lieu de formation — affichés aux candidats ; la géolocalisation se calcule automatiquement depuis l'adresse
5Cas particulier : la VAE
Le fonctionnement de la VAE (Validation des Acquis de l'Expérience) diffère des autres types d'offre sur un point important, imposé par EDOF :
Vous ne choisissez pas un code RNCP unique, mais une catégorisation à 3 chiffres (ex : 434 – Santé, 440 – Action sociale, 154 – Activité physique et sportive). EDOF interdit d'avoir deux fiches VAE actives avec la même catégorisation pour votre organisme.
Concrètement, si vous accompagnez la VAE pour plusieurs certifications d'un même secteur (par exemple CQP Assistant Médical et Secrétaire médico-administratif, tous deux en Santé), elles doivent être regroupées dans une seule et même fiche : le champ Résultats attendus liste alors toutes les certifications visées, une par ligne.
Où renseigner les certifications visées ?
Dans la section Certification et codes, utilisez Rechercher certifications pour trouver et ajouter chaque code RNCP à la liste "Certifications RNCP visées". Le texte des résultats attendus se génère automatiquement à partir de cette liste.
Prérequis et frais de jury
- Le champ Conditions spécifiques et prérequis doit toujours être renseigné pour une VAE (accès à un ordinateur, outil de visioconférence...).
- Le montant exact des frais de jury ne se saisit pas dans le catalogue : EDOF le demande directement dans le dossier d'inscription du candidat. Le catalogue ne porte que la case "Prix inclut les frais d'examen ?" (Oui/Non).
- Si des frais restent à la charge du candidat en dehors du prix affiché, utilisez Montant des frais additionnels non pris en charge pour l'indiquer.
6Personnaliser le PDF
Le bouton ⚙ Personnaliser le PDF (colonne de gauche) permet de régler une fois pour toutes :
- La couleur et le logo utilisés dans les PDF générés
- Le nom de votre organisme
- Le SIRET — une fois renseigné ici, il se répercute automatiquement dans le champ SIRET de chaque nouvelle fiche que vous créez
- Un texte de pied de page (ex : mention Qualiopi)
Le bouton Appliquer aux fiches existantes complète le SIRET sur vos fiches actuelles qui n'en ont pas encore, sans écraser celles déjà renseignées.
7Vérifier avant export
Le bouton ✔ Valider (en haut de chaque fiche) relit l'ensemble du formulaire et affiche :
- Erreurs bloquantes — champs obligatoires manquants, formats invalides (email, téléphone), incohérences qui empêcheraient l'import sur EDOF
- Avertissements — champs facultatifs mais recommandés (ex : téléphone de contact manquant, une valeur par défaut sera exportée à la place)
Ce contrôle est une aide locale, basée sur le cahier des charges officiel EDOF — il ne remplace pas la validation finale faite par EDOF lui-même à l'import, mais il évite la grande majorité des rejets.
8Exporter
Deux façons d'exporter :
- Exporter (dans une fiche) — génère le XML d'une seule formation, nommé
SIRET_numéro.xml - 📤 Exporter tout (colonne de gauche) — génère le catalogue complet, nommé
SIRET_catalogue.xml
Quand vous déposez un fichier XML sur EDOF, la plateforme compare son contenu à votre catalogue déjà en ligne. Toute formation absente du fichier déposé est automatiquement archivée (retirée de votre catalogue en ligne) — même si vous n'avez envoyé qu'une seule fiche par erreur.
Utilisez donc toujours "Exporter tout" pour envoyer l'intégralité de votre catalogue, sauf si vous avez une raison précise de vouloir retirer volontairement certaines formations.
D'autres formats sont aussi disponibles : Export PDF (fiche imprimable), Export CSV (tableur), Aperçu MCF (rendu proche de ce que verra le candidat sur Mon Compte Formation).
9Importer un XML
Le bouton Importer XML permet de recharger un fichier déjà exporté (par l'éditeur ou téléchargé depuis EDOF) pour le modifier. L'import reconnaît les fiches existantes par leur numéro : une formation déjà présente dans votre liste sera mise à jour, une nouvelle sera ajoutée.
9bisServices en ligne utilisés
Pour rester un fichier autonome sans base de données propre, l'éditeur interroge en direct, depuis votre navigateur, quatre services publics. Aucune donnée n'est envoyée vers un serveur intermédiaire — les requêtes partent de votre poste vers ces services officiels (sauf mention contraire ci-dessous).
| Service | Utilisé pour | Où dans l'éditeur |
|---|---|---|
| Recherche d'entreprises recherche-entreprises.api.gouv.fr |
Vérifier un SIRET saisi et pré-remplir automatiquement la raison sociale et l'adresse de l'organisme | Champ SIRET organisme (Identification) |
| Base Adresse Nationale api-adresse.data.gouv.fr |
Convertir l'adresse saisie en coordonnées GPS (latitude/longitude) | Bouton 📍 Géolocaliser depuis l'adresse (Lieu de formation) |
| Liste publique des organismes de formation (DGEFP) dgefp.opendatasoft.com |
Vérifier le numéro de déclaration d'activité (NDA) et les certifications Qualiopi (VAE, Bilan, Actions de formation) associées au SIRET | Encart de confirmation sous le champ SIRET (✓ NDA, badge Qualiopi) |
| France Compétences (via un relais Cloudflare) proxy vers l'API Koumoul |
Rechercher les certifications RNCP/RS par mot-clé ou par code, filtrées par domaine NSF | Bouton Rechercher certifications (VAE) et champs Code RNCP/RS |
Habilitations à former (import, pas une API)
Le bouton Importer habilitations EDOF (.csv) ne fait pas appel à un service en ligne : il lit un fichier CSV que vous téléchargez vous-même depuis EDOF (Tableau de bord → Votre organisme de formation → Habilitations à former → bouton "Exporter les certifications"). L'éditeur l'utilise ensuite localement pour indiquer si un code RNCP/RS saisi correspond bien à une habilitation active.
10Sauvegarder / restaurer
Vos fiches sont stockées dans le navigateur (localStorage), propre à chaque appareil et navigateur. Pour les conserver ou les transférer :
- Sauvegarder fiches — télécharge un fichier de sauvegarde complet (toutes vos fiches, réglages compris)
- Restaurer fiches — recharge une sauvegarde précédente (utile après un changement de navigateur, un nettoyage de cache, ou pour revenir à un état antérieur)
Pensez à faire une sauvegarde régulièrement, et systématiquement avant une mise à jour importante de vos fiches.
11Erreurs fréquentes
| Message | Explication |
|---|---|
| Au moins 1 code NSF requis | Sélectionnez un code dans la liste NSF (section Certification et codes) — pour la VAE, il se déduit normalement de la catégorisation |
| SIRET invalide | Doit faire 14 chiffres et respecter la clé de contrôle Luhn |
| Conditions spécifiques sur Oui mais détail vide | Complétez le texte des prérequis, ou repassez le champ sur Non |
| Format d'email / téléphone invalide | Email au format nom@domaine.fr ; téléphone en chiffres uniquement (le + est toléré en début) |
| Deux fiches VAE avec la même catégorisation | Regroupez les certifications concernées dans une seule fiche VAE (voir la section dédiée) |
Si EDOF renvoie une erreur qui n'apparaît pas ici après un import, le plus efficace est de copier le message exact (code + libellé du compte-rendu CSV) et de le partager pour diagnostic.